Management proiect PoCIDIF: ce urmează după aprobarea finanțării
Un management proiect PoCIDIF bine făcut începe înainte de semnarea contractului de finanțare. Proiectele finanțate prin Programul Creștere Inteligentă, Digitalizare și Instrumente Financiare au bugete de până la 1,5 milioane de euro sau mai mult, durate de doi-trei ani și obligații care continuă și după încheierea implementării. Aprobarea este doar primul pas.
În prezent, două linii de finanțare PoCIDIF vizează direct firmele care dezvoltă tehnologie. Ambele pleacă de la aceeași idee, transformarea unei inovații în produs, dar funcționează foarte diferit.
Acțiunea 2.1 – Dezvoltarea de noi servicii, aplicații și produse prin inovare. Se adresează IMM-urilor din domeniul TIC. Grantul este de minimum 200.000 de euro și de maximum 1.500.000 de euro pentru soluții software, respectiv 3.000.000 de euro pentru produse hardware inovative. Implementarea durează cel mult 24 de luni. Detaliile sunt în ghidul solicitantului pentru Acțiunea 2.1.
Măsura 1.1.2 – Sprijin pentru proiecte tehnologice inovative. Proiectele se depun exclusiv în parteneriat între o organizație de cercetare de drept public și cel puțin un IMM. Tehnologia pornește de la minimum TRL 4 și trebuie să ajungă la TRL 9, adică la introducerea efectivă în producție. Finanțarea maximă este de 1.500.000 de euro, iar implementarea poate dura până la 36 de luni. Informațiile oficiale sunt în ghidul solicitantului pentru Măsura 1.1.2.
La BMT Consult asistăm firme de IT în implementarea și monitorizarea proiectelor finanțate. O parte dintre ele sunt prezentate pe pagina de proiecte de cercetare-dezvoltare-inovare.
Management proiect PoCIDIF pentru Acțiunea 2.1
Echipa proprie și furnizorii externi
Ghidul nu permite externalizarea integrală a activităților tehnice. Minimum 20% din asistența nerambursabilă alocată activității de bază trebuie realizată de personalul propriu al beneficiarului.
Dacă pe parcurs activitățile externalizate cresc, iar munca echipei proprii scade, proporția poate fi încălcată fără ca beneficiarul să observe.
Recomandarea noastră: raportul dintre echipa proprie și serviciile externe se urmărește la fiecare cerere de plată, nu doar la final.
Echipa tehnică
La evaluare, echipa trebuie să includă minimum un coordonator tehnic și doi experți tehnici cu experiență în domeniul proiectului. Punctajul este acordat pe baza CV-urilor depuse.
Recomandarea noastră: orice înlocuire a unui membru al echipei tehnice se face cu o persoană cu calificare și experiență cel puțin echivalente și se notifică în termen.
Activitățile obligatorii
Proiectul trebuie să parcurgă tot lanțul: cercetare-dezvoltare, introducere în producție, introducere în piață, informare și publicitate, auditare tehnică. Introducerea în piață și auditul tehnic sunt obligatorii și se planifică din timp, nu în ultimele luni.
Recomandarea noastră: calendarul proiectului trebuie să lase timp suficient pentru introducerea în piață și pentru auditul tehnic, înainte de cererea finală.
Management proiect PoCIDIF pentru Măsura 1.1.2
Parteneriatul
Organizația de cercetare și IMM-ul au obligații, bugete și documente separate, corelate prin acordul de parteneriat. Fiecare partener decontează propriile cheltuieli, dar întârzierile unuia afectează întregul proiect.
Recomandarea noastră: un calendar comun de raportare și decontare, asumat de ambii parteneri de la început.
Echipa de management
Echipa de management trebuie să includă cel puțin o persoană cu atribuții și experiență în achiziții publice și una cu atribuții și experiență în domeniul financiar-contabil.
Recomandarea noastră: cele două roluri se ocupă cu persoane care lucrează efectiv pe proiect, nu doar nominal.
Indicatorii de rezultat
Proiectul are ținte minime obligatorii: cel puțin o cerere de brevet, trei publicații și două locuri de muncă create în cercetare. În plus, IMM-ul trebuie să facă investiții inițiale pentru introducerea în producție a rezultatelor.
Recomandarea noastră: fiecare indicator are un responsabil și un termen în planul de monitorizare. Brevetul și publicațiile au termene lungi și nu pot fi lăsate spre final.
Durabilitatea
Perioada de durabilitate este de 5 ani de la plata finală, iar rezultatele trebuie să fie pregătite pentru comercializare în această perioadă.
Riscuri comune ambelor apeluri
Achizițiile
Fiecare cheltuială se justifică la depunere prin două oferte de preț. În implementare, achiziția se face după procedura aplicabilă, iar produsul sau serviciul cumpărat trebuie să corespundă celui din cererea de finanțare.
Recomandarea noastră: specificațiile tehnice se formulează pe funcționalitate, nu pe model, iar planul de achiziții se stabilește din prima lună.
Fluxul de numerar și cofinanțarea
Finanțarea nu vine înaintea cheltuielilor. Beneficiarul plătește furnizorii, salariile și contribuțiile, iar banii se recuperează ulterior, după verificarea cererilor depuse. Pe lângă acestea, contribuția proprie și cheltuielile neeligibile rămân integral în sarcina firmei.
Un proiect bun tehnic se poate bloca pentru că firma nu are lichidități în momentele-cheie: la plata unui echipament important sau în lunile cu mai multe facturi scadente.
Recomandarea noastră: un buget de numerar pe luni, stabilit la începutul implementării. Arată când sunt necesare fonduri proprii și când intră rambursările.
Notificările și actele adiționale
În doi-trei ani de implementare, modificările sunt inevitabile: echipă, calendar, buget. O modificare aplicată în afara procedurii poate atrage cheltuieli neeligibile.
Recomandarea noastră: orice schimbare se analizează înainte de a fi pusă în practică.
Dosarul proiectului
Orice cheltuială decontată poate fi verificată ulterior, inclusiv în perioada de durabilitate. Contractele, facturile, dovezile de plată, procesele-verbale de recepție, pontajele și rapoartele de activitate trebuie să poată fi găsite și corelate oricând.
Documentele împrăștiate între contabil, furnizori și echipa tehnică duc la clarificări repetate și la întârzieri la fiecare verificare.
Recomandarea noastră: un dosar al proiectului organizat pe activități și pe cereri de rambursare, actualizat lunar, nu doar înainte de depunere.
Ce include serviciul de management proiect PoCIDIF
- Monitorizare: activități, indicatori, rapoarte de progres, relația cu organismul intermediar.
- Decontare: cereri de plată și de rambursare în MySMIS, inclusiv cererea finală.
- Achiziții: documentații, publicare, evaluare, contracte.
- Modificări contractuale: notificări și acte adiționale.
- Parteneriate: coordonarea raportării între organizația de cercetare și IMM, pentru Măsura 1.1.2.
Dacă proiectul dumneavoastră este unul de validare a unei tehnologii, citiți și articolul despre management proiect Proof of Concept.
Un proiect PoCIDIF aprobat reprezintă o finanțare promisă. Un management proiect PoCIDIF corect o transformă în finanțare încasată și într-un produs care ajunge pe piață.
Pentru o discuție despre proiectul dumneavoastră, contactați-ne la contact@bmtconsult.ro sau la 0740.262.799.