Management proiect Proof of Concept: fiecare apel are regulile lui
Managementul unui proiect Proof of Concept începe cu o întrebare simplă: ce spune ghidul acestui apel? Apelurile Proof of Concept sunt lansate de fiecare agenție de dezvoltare regională, prin programele regionale 2021–2027. Scopul lor e comun: validarea tehnică și comercială a unui concept inovativ. Regulile, însă, diferă de la o regiune la alta.
Parcursul tehnologic este același: de la dovada experimentală a conceptului (TRL 3) la validarea într-un mediu relevant (TRL 5). Diferă însă modul în care se tratează eșecul de cercetare, ce trebuie demonstrat după încheierea proiectului și plafoanele pentru consultanță și management. Un proiect gestionat după regulile altui apel poate ajunge la corecții sau la obligații pe care beneficiarul nu le-a anticipat.
Managementul unui proiect Proof of Concept nu seamănă cu cel al unui proiect de investiții. Scopul nu este cumpărarea de echipamente, ci validarea unei tehnologii. Cheltuiala principală sunt oamenii, iar rezultatul trebuie să atingă un nivel de maturitate tehnologică (TRL) asumat prin contract.
La BMT Consult asistăm mai multe proiecte Proof of Concept aflate în implementare.
Ce diferă între apelurile Proof of Concept
Eșecul de cercetare
Cercetarea are, prin natura ei, un rezultat incert. De aceea, apelurile Proof of Concept permit declararea eșecului de cercetare. Momentul în care poate fi declarat diferă însă de la un apel la altul.
În apelul Proof of Concept din regiunea Nord-Est, proiectul vizează TRL 4 și TRL 5, iar eșecul de cercetare poate fi declarat la TRL 4.
În apelul Proof of Concept din regiunea București-Ilfov, proiectul merge până la TRL 5. Raportul de eșec al cercetării poate fi depus și la TRL 5, dacă beneficiarul estimează că tehnologia nu va putea trece la nivelurile TRL 6–9, adică nu va deveni un produs pe piață.
Plafoanele pentru consultanță și management
În apelul București-Ilfov, consultanța, managementul de proiect, auditul și comunicarea sunt eligibile în limita cumulată de 10% din valoarea totală eligibilă. Alte apeluri stabilesc alte procente sau alte modalități de decontare pentru aceleași cheltuieli.
Ce înseamnă pentru management: bugetul pentru management se calculează după ghidul apelului, încă din cererea de finanțare. După semnarea contractului, nu mai poate fi mărit peste limită.
Mecanismele speciale
Unele apeluri prevăd reguli specifice pentru rezultatul incert al cercetării. În apelul București-Ilfov, dacă validarea nu poate ajunge la TRL 5, deși activitățile au fost derulate corect, se depune un raport de constatare a eșecului de cercetare. Cheltuielile de cercetare realizate rămân decontate în limita a 50% din totalul eligibil, fără sancțiuni.
Ce înseamnă pentru management: documentele de testare și validare se construiesc pe tot parcursul proiectului. Un eșec de cercetare documentat corect protejează finanțarea.
Ce rămâne la fel în orice proiect Proof of Concept
Echipa de cercetare e cheltuiala principală
Salariile, contribuțiile, pontajele și rapoartele de activitate sunt baza decontării.
Recomandarea noastră: modul de plată a echipei de proiect se stabilește cu contabilul din prima lună.
Rapoartele de activitate spun povestea proiectului
Evaluatorul nu vede munca echipei, vede rapoartele. Ele trebuie să fie corelate între membrii echipei și să descrie activități adecvate etapei de cercetare.
Recomandarea noastră: rapoartele se citesc împreună, lună de lună, înainte de a fi depuse.
Rezultatul trebuie să aparțină beneficiarului
Când o parte din dezvoltare este externalizată, contractul cu furnizorul trebuie să stabilească clar că rezultatul aparține beneficiarului.
Recomandarea noastră: cesiunea drepturilor, plăți legate de livrabile acceptate și jaloane corelate cu TRL.
Ce includ serviciile de management proiect Proof of Concept
- Analiza ghidului: plafoanele, TRL-ul țintă și regulile specifice ale apelului dumneavoastră.
- Documentația echipei: decizii de numire, fișe de post, verificarea rapoartelor de activitate.
- Decontarea: cereri de rambursare, reconcilierea plăților salariale, răspunsuri la clarificări.
- Contracte: dezvoltare software, proprietate intelectuală.
- Documentarea rezultatului: rapoarte de etapă, dovezi TRL, pregătirea valorificării.
Detalii despre modul de lucru găsiți pe pagina de servicii de implementare și monitorizare. Pentru proiectele de inovare de dimensiuni mai mari, citiți și articolul despre [management proiect PoCIDIF](LINK INTERN: articolul 1).
Două apeluri Proof of Concept pot arăta la fel și pot avea reguli foarte diferite. Un management proiect Proof of Concept corect începe cu ghidul apelului, nu cu experiența de la proiectul anterior.
Pentru o discuție despre proiectul dumneavoastră, contactați-ne la contact@bmtconsult.ro sau la 0740.262.799.